Fulusnesia – Menghitung barang sebelum dipasarkan atau didistribusikan adalah pengertian stock opname secara sederhana. Untuk selengkapnya akan kita bahas di bab selanjutnya agar semakin mudah dipahami. Pemilik retail atau pelaku bisnis yang berhubungan dengan barang produksi pasti tidak asing dengan yang namanya stok atau persediaan.
Persediaan barang sangat penting untuk menjaga proses produksi tetap berlangsung. Namun yang tidak kalah penting adalah menghitungnya secara berkala. Tujuannya agar tidak terjadi kesalahan, baik dalam hal barang keluar atau masuk. Jadi misalkan ada barang masuk, ternyata anda belum mencatatnya, maka perhitungannya tidak akurat.
Hal tersebut juga berlaku sebaliknya, barang keluar yang tidak tercatat membuat perhitungan tidak sesuai. Maka dari itulah anda membutuhkan pengecekan secara berkala untuk meminimalkan kesalahan. Tidak hanya salah dalam perhitungan saja sebenarnya, namun cara ini juga bisa mengantisipasi pencurian yang bisa terjadi kapan saja.
Pengertian Stock Opname
Seperti yang sedikit disinggung pada pembukaan diatas, pengertian stock opname adalah proses perhitungan barang yang ada di dalam gudang. Lebih detail, ini adalah proses pemeriksaan fisik terhadap persediaan barang yang dimiliki oleh suatu perusahaan pada waktu tertentu. Tujuannya untuk mencocokkan antara barang real dengan yang tercatat.
Pada umumnya, proses ini dilakukan saat ada barang masuk atau keluar. Namun tidak sedikit perusahaan atau pelaku usaha yang melakukan pengecekan setiap beberapa hari sekali. Sekilas memang mudah, hanya menghitung barang yang sepele. Namun sebenarnya tidak demikian, proses ini harus dilakukan secara teliti dan jika perlu berulang kali.
Terdapat dua cara yang dapat dilakukan untuk melakukan proses ini, yakni manual dan dengan teknologi internet. Jika dilakukan secara manual, maka waktu yang dibutuhkan lebih lama dan kurang efektif. Sebaliknya jika dilakukan menggunakan teknologi internet atau IoT, pekerjaan yang dilakukan jauh lebih cepat dan efektif.
Fungsi Stock Opname
Setelah mengetahui pengertian stock opname, sekarang kita bahas apa saja fungsinya. Sedikit dijelaskan diatas bahwa salah satu fungsi yang dimaksud adalah untuk mencegah kekeliruan atau data yang tidak akurat. Selengkapnya, silahkan menyimak pembahasan singkat dibawah ini!
Verifikasi Persediaan
Fungsi stock opname yang pertama adalah untuk memverifikasi persediaan barang. Dengan cara ini, anda bisa melihat apakah data yang tercatat sesuai dengan ketersediaan barang yang ada. Hal ini membantu memastikan bahwa data persediaan yang dimiliki perusahaan akurat dan dapat diandalkan jika sewaktu-waktu dibutuhkan.
Identifikasi Perbedaan
Sebenarnya tidak hanya melakukan perhitungan, namun ada banyak fungsi lain yang didapatkan. Misalnya saja untuk mengidentifikasi perbedaan barang, sehingga nantinya anda bisa melakukan sortir sesuai jenisnya. Selain itu, anda juga bisa mengidentifikasi jika terjadi selisih jumlah antara data dengan stok barang, baik karena pencurian atau kelalaian.
Peningkatan Akurasi Pelaporan Keuangan
Pengertian stock opname jika dilihat dari fungsi selanjutnya adalah untuk meningkatkan akurasi pelaporan keuangan. Secara tidak langsung, pengecekan secara berkala membuat perusahaan lebih efisien dalam mengelola keuangan. Jika ada stok barang yang dibutuhkan menipis, maka perusahaan bisa segera menambah persediaannya sesuai yang dibutuhkan.
Tujuan Stock Opname
Tujuan stock opname yang paling utama adalah mengetahui dan memastikan bahwa ketersediaan barang yang ada di gudang sama dengan data yang tercatat. Namun bukan hanya itu saja tentunya, masih ada beberapa tujuan lain yang tidak kalah penting. Berikut adalah beberapa tujuan yang dimaksud!
- Memastikan bahwa data yang tercatat sama persis dengan yang ada di gudang, baik jumlah maupun jenisnya.
- Mencegah masalah yang muncul akibat barang tidak sesuai dengan catatan.
- Memudahkan perusahaan dalam mengelola keuangan perihal barang yang telah terjual atau bahan baku yang dibeli karena kebutuhan.
- Informasi yang diperoleh dari stock opname dapat digunakan untuk mendukung pengambilan keputusan bisnis yang lebih baik.
- Dengan memastikan bahwa catatan inventaris yang ada sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya ada, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional.
Apapun jenis usaha yang anda jalankan, jika berhubungan dengan barang, stock opname sangatlah penting. Misalnya industri manufaktur, maka perusahaan memerlukan data yang akurat mengenai bahan baku, barang setengah jadi, dan juga barang jadi. Nantinya, perusahaan bisa lebih mudah mengambil keputusan untuk tindakan selanjutnya.
Cara Stock Opname yang Benar
Pengertian stock opname memang mudah dipahami, intinya adalah akurasi data dengan barang yang tersimpan. Masalahnya adalah, bagaimana cara melakukannya yang baik dan benar? Inilah yang sering menjadi kendala bagi beberapa perusahaan. Namun jangan khawatir, berikut ini kami ulas beberapa tips yang dapat anda ikuti!
Menyusun Jadwal Secara Teratur
Cara stock opname yang benar adalah dengan menyusun jadwal secara teratur. Seperti yang dibahas tadi, bahwa anda bisa melakukannya setiap hari, seminggu sekali, atau satu bulan. Semakin sering melakukan pengecekan, maka hasilnya dijamin lebih aurat. Hanya saja karena efisiensi waktu, sebaiknya ambil rentang waktu yang tidak terlalu pendek.
Pengecekan yang paling disarankan yaitu seminggu sekali, kemudian dievaluasi lagi dalam satu bulan. Pastikan jadwal yang disusun terlaksana, artinya anda harus melakukan stock opname jika memang sudah waktunya. Menyusun jadwal secara berkala tidak hanya penting untuk akurasi data, namun juga mengetahui kualitas bahan baku atau produk.
Pastikan Data Penyimpanan Terorganisir
Pastikan penyimpanan data terorganisir, ini juga termasuk pengertian stock opname yang tidak boleh diabaikan. Banyak yang menganggapnya tidak terlalu penting, padahal tidak demikian. Data yang lengkap dan tersusun baik bisa memudahkan proses pengecekan. Susun barang sesuai jenisnya, atau bisa juga menyusun sesuai jumlahnya.
Perhatikan Tata Letak Stock Opname
Pernahkah anda perhatikan bahwa tata letak yang bagus dan rapi lebih mudah dalam hal identifikasi daripada yang berantakan? Ini juga termasuk salah satu cara stock opname yang benar, dimana anda harus memperhatikan layout atau tata letaknya. Sebagai contoh yakni memisahkan barang sesuai karakteristiknya, atau memberikan jarak antara barang yang berbeda.
Tingkatkan Manajemen SDM
Tidak hanya faktor eksternal, pengertian stock opname jika dilihat dari efektivitas nya juga tergantung dari faktor internal. Sumber daya termasuk salah satunya, jadi tidak hanya seputar teknologi yang digunakan atau lokasinya. Pastikan mereka yang melaksanakan tugas ini memiliki kemampuan dan menerapkan sistem sesuai yang anda miliki.
Beri Label pada Stok Barang
Sebagian besar perusahaan yang berhubungan dengan proses produksi mempunyai barang lebih dari satu jenis. Oleh sebab itu, sebaiknya perusahaan menerapkan standar pengelompokan untuk barang yang dimaksud. Caranya yakni dengan memberikan label pada setiap jenis barang. Sangat efektif, apalagi jika anda menggunakan IoT dalam bentuk barcode.
Demikian pembahasan menarik mengenai pengertian stock opname, fungsi, tujuan, dan bagaimana cara melakukannya dengan baik dan benar. Pastikan anda melakukan proses ini agar ketersediaan barang dapat dikelola dengan baik dan arus keuangan tetap sehat. Apapun jenis usaha anda, terutama yang berhubungan penyimpanan barang.