Fulusnesia – Mungkin masih banyak pengguna WhatsApp yang belum tahu bagaimana cara membuat pesan otomatis di WA Bisnis. Yang mana fitur tersebut akan memudahkan pengguna dalam menjalankan bisnisnya. Apalagi saat orderan meningkat dan tidak memiliki banyak karyawan. Dengan penggunaan fitur ini, anda bisa berkomunikasi dengan pelanggan secara mudah dan cepat.
WhatsApp (WA) telah menjadi salah satu aplikasi perpesanan yang paling populer di Indonesia. Aplikasi ini memungkinkan penggunanya untuk saling berbagi kabar melalui pesan teks, gambar, hingga panggilan suara dan video. Bahkan, demi mempermudah kebutuhan bisnis, WhatsApp menghadirkan versi khusus bernama WhatsApp Business.
WhatsApp Business menawarkan berbagai fitur yang dirancang untuk membantu pengguna berkomunikasi lebih efektif dengan pelanggan. Salah satu fitur unggulannya adalah balasan pesan otomatis. Lalu, apa sebenarnya balasan otomatis di WhatsApp Business, dan bagaimana cara membuat pesan otomatis di wa bisnis? Simak penjelasan lengkapnya di bawah ini.
Sekilas Tentang Pesan Otomatis WhatsApp
Pesan otomatis di WhatsApp Business adalah fitur yang memungkinkan pengelolaan obrolan masuk secara otomatis pada suatu akun. Fitur ini dirancang khusus untuk membantu pemilik bisnis berkomunikasi lebih efisien dengan pelanggan. Dengan pesan otomatis, pengguna tetap dapat menjaga interaksi dengan pelanggan meskipun di luar jam operasional.
Melalui fitur ini, anda bisa memberikan informasi penting, seperti jam operasional toko, sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan terhadap layanan yang diberikan. Selain itu, penggunaan pesan otomatis juga menciptakan kesan profesional yang dapat meningkatkan kepercayaan konsumen terhadap bisnis yang anda miliki.
Cara Membuat Pesan Otomatis di WA Bisnis
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, salah satu fitur unggulan dari WA Bisnis adalah kemampuan mengatur pesan otomatis yang mempermudah komunikasi dan memberikan pengalaman pelanggan yang lebih baik.
WhatsApp Business menyediakan tiga jenis pesan otomatis yang dapat membantu anda berinteraksi dengan pelanggan secara lebih efisien, yaitu pesan sapaan, pesan jauh, dan template balasan cepat. Berikut adalah langkah-langkah untuk membuat masing-masing jenis pesan otomatis:
1. Cara Mengaktifkan Pesan Otomatis di WA Bisnis
Pesan otomatis merupakan fitur yang sangat berguna di WhatsApp Business untuk membalas pesan pelanggan dengan cepat dan efisien, terutama saat Anda tidak dapat merespons secara langsung. Berikut adalah langkah-langkah untuk mengaktifkan pesan otomatis di WhatsApp Business:
- Buka Aplikasi WhatsApp Business: Pastikan anda telah menginstal dan membuka aplikasi WhatsApp Business di ponsel masing-masing.
- Klik Opsi pada Pojok Kanan Atas: Ketuk ikon tiga titik di pojok kanan atas layar untuk membuka menu pengaturan.
- Pilih Menu ‘Fitur Bisnis’: Setelah itu, pilih opsi ‘Fitur Bisnis’, dan lanjutkan dengan memilih menu ‘Balas Cepat’.
- Klik ‘Tambahkan’: Ketuk tombol ‘Tambahkan’ untuk mulai membuat pesan balasan otomatis.
- Atur Pesan Otomatis: Pada bagian ‘Pesan’, masukkan teks yang akan dikirim sebagai balasan otomatis. Pastikan isi pesan jelas dan sesuai dengan kebutuhan pelanggan.
- Tambahkan Pintasan: Pilih ‘Pintasan’ untuk menetapkan kata kunci atau pintasan yang mempermudah penggunaan pesan otomatis. Misalnya, gunakan pintasan seperti “/halo” untuk membalas dengan pesan sapaan.
- Klik ‘Simpan’: Setelah selesai mengatur pesan dan pintasan, tekan tombol ‘Simpan’ untuk mengaktifkan fitur ini.
2. Cara Menggunakan Pesan Otomatis Secara Default di WhatsApp Bisnis
WhatsApp Bisnis menawarkan fitur pesan otomatis yang sangat membantu pemilik bisnis untuk menjawab pelanggan dengan cepat dan efisien. Salah satu cara mudah untuk mengaktifkan pesan otomatis adalah melalui fitur Balas Cepat. Berikut panduan langkah-langkahnya:
Menggunakan Tanda ‘/’
- Buka Ruang Obrolan: Pilih kontak atau grup di WhatsApp Bisnis tempat anda ingin mengirim pesan otomatis.
- Ketik Tanda ‘/’: Pada kolom pesan, ketik tanda ‘/’ tanpa tanda kutip.
- Pilih Pesan Otomatis yang Sudah Tersimpan: Setelah mengetik tanda /, daftar balasan cepat yang telah anda simpan sebelumnya akan muncul. Pilih pesan yang ingin anda kirim.
- Kirim Pesan: Klik tombol kirim untuk mengirim balasan tersebut ke penerima.
Melalui Menu ‘Balas Cepat’
- Buka Ruang Obrolan: Pilih kontak atau grup tempat anda ingin mengirim pesan otomatis.
- Klik Tombol ‘Lampirkan’: Di dalam ruang obrolan, tekan ikon lampiran (berbentuk penjepit kertas) yang biasanya berada di dekat kolom pesan.
- Pilih ‘Balas Cepat’: Setelah menu lampiran muncul, pilih opsi Balas Cepat untuk menampilkan pesan otomatis yang telah anda simpan.
- Pilih dan Kirim: Pilih pesan yang sesuai dari daftar, lalu klik kirim.
3. Cara Menggunakan Balasan Cepat sebagai Lampiran di WhatsApp Bisnis
Fitur balasan cepat di WhatsApp Bisnis dirancang untuk membantu pengguna menghemat waktu dengan mengirimkan pesan-pesan yang sering digunakan secara praktis. Inilah langkah-langkah untuk menggunakan balasan cepat sebagai lampiran dalam obrolan:
- Buka Aplikasi WhatsApp Bisnis
Pastikan anda menggunakan aplikasi WhatsApp Bisnis di perangkat sendiri. Kemudian, buka ruang obrolan tempat anda ingin mengirimkan pesan. - Ketuk ‘Lampiran’ dan Pilih ‘Balas Cepat’
Di dalam ruang obrolan, tekan ikon lampiran (biasanya berbentuk klip kertas). Setelah itu, pilih opsi Balas Cepat dari menu yang muncul. - Pilih Balasan Cepat yang Diinginkan
Dari daftar balasan cepat yang sudah anda buat sebelumnya, pilih pesan yang sesuai. Pesan ini akan secara otomatis dimasukkan ke dalam kolom teks. - Edit Pesan Balasan (Opsional)
Setelah pesan balasan muncul di kolom teks, anda dapat mengeditnya sesuai kebutuhan. Fitur ini memungkinkan anda menyesuaikan pesan dengan konteks atau kebutuhan pelanggan sebelum dikirim. - Kirim Pesan
Setelah selesai mengedit pesan, tekan tombol kirim. Pesan yang sudah anda siapkan akan langsung terkirim ke pelanggan.
4. Cara Mengaktifkan Away Message di WhatsApp Bisnis
Away Message adalah fitur yang sangat berguna untuk memberitahukan pelanggan bahwa pesan mereka telah diterima, meskipun anda sedang tidak aktif atau berada di luar jam kerja. Fitur ini membantu menjaga komunikasi dengan pelanggan tetap lancar, bahkan ketika anda tidak dapat merespons langsung. Berikut adalah cara mengaktifkan Away Message di WhatsApp Bisnis:
- Mulailah dengan membuka aplikasi WhatsApp Bisnis yang sudah terinstal di ponsel.
- Klik pada menu ‘Opsi’ (ikon tiga titik di pojok kanan atas), lalu pilih ‘Fitur Bisnis’ dari daftar pilihan yang muncul.
- Di bawah menu ‘Fitur Bisnis’, pilih opsi ‘Pesan di luar jam kerja’.
- Aktifkan Fitur ‘Pesan di Luar Jam Kerja’: Aktifkan opsi ‘Pesan di luar jam kerja’ untuk memungkinkan WhatsApp mengirimkan pesan otomatis kepada pelanggan yang menghubungi anda di luar jam operasional.
- Pada opsi ini, anda bisa memasukkan pesan yang akan dikirimkan secara otomatis kepada pelanggan yang mengirim pesan di luar jam kerja anda. Contoh pesan bisa berupa “Terima kasih telah menghubungi kami. Kami akan segera merespons anda pada jam kerja kami.”
- Di bagian ‘Jadwal’, pilih jadwal yang ingin anda tetapkan untuk fitur ini. Terdapat tiga pilihan opsi:
Selalu Kirim: Pesan otomatis akan dikirimkan setiap saat tanpa batasan waktu.
Jadwal Khusus: Anda dapat menentukan jam dan hari tertentu untuk mengaktifkan pesan otomatis.
Di Luar Jam Kerja: Pesan otomatis hanya akan dikirimkan di luar jam operasional yang sudah ditetapkan. - Pilih siapa saja yang akan menerima pesan balasan otomatis ini. Anda bisa mengatur agar pesan hanya dikirim ke pelanggan tertentu atau kepada semua orang yang menghubungi anda.
Dengan fitur pesan otomatis di WhatsApp Business, anda dapat meningkatkan profesionalisme bisnis sekaligus memberikan layanan pelanggan yang responsif. Yuk, coba terapkan sekarang juga!