Fulusnesia – ERP atau yang dikenal dengan Enterprise Resource Planning adalah sistem perangkat lunak yang dirancang untuk membantu perusahaan dalam mengelola berbagai proses bisnis secara terintegrasi. Manfaat ERP sangat banyak, salah satunya adalah membuat pekerjaan lebih mudah. Tentu ada banyak lagi lainnya, nanti akan kita bahas di bab selanjutnya.
Sederhananya, ERP adalah sebuah sistem yang menggabungkan beberapa elemen penting pada perusahaan. Sistem ini sudah banyak diterapkan di banyak perusahaan karena manfaat yang didapatkan. Bukan hanya menguntungkan bagi perusahaan itu sendiri, namun juga semua pihak yang terkait dengan jaringan perusahaan yang dimaksud, termasuk supply chain.
Pengertian ERP
Sebelum membahas mengenai manfaat ERP, kita bahas dulu pengertiannya. Seperti yang disinggung tadi, ini adalah perangkat lunak yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola kegiatan bisnisnya. Kegiatan yang dimaksud bisa meliputi apa saja, termasuk manajemen, akuntansi, proses produksi, pengadaan bahan, dan lain sebagainya.
Salah satu fitur utama dari sistem ERP adalah adanya database pusat yang mengintegrasikan berbagai fungsi bisnis. Ini memungkinkan informasi yang sama digunakan oleh departemen yang berbeda, sehingga mengurangi duplikasi data dan meningkatkan konsistensi. Dengan demikian, perusahaan dapat menghapus data duplikasi dengan lebih efisien.
Salah satu keunggulan utama yang membuat perusahaan menggunakan sistem ERP adalah efisiensi. Bayangan jika semuanya dilakukan secara manual, tentu membutuhkan banyak waktu dan tidak efisien. Selain itu juga untuk menghemat biaya, menambah kepuasan pelanggan, dan pastinya meningkatkan daya saing dengan kompetitor.
Manfaat ERP Bagi Perusahaan
Apa saja manfaat ERP sehingga banyak perusahaan yang menerapkannya? Tentunya sangat banyak, dan ini yang akan menjadi pembahasan utama kita kali ini. Semua perusahaan yang menerapkan sistem ini memiliki tujuan yang hampir sama. Berikut adalah beberapa manfaat yang akan didapatkan!
Meningkatkan Efisiensi Operasional
Meningkatkan efisiensi operasional adalah manfaat pertama jika perusahaan menggunakan sistem ERP. Dengan perangkat lunak ini, perusahaan bisa melacak inventaris, pemrosesan pesanan, pembuatan faktur, dan lain sebagainya secara otomatis. Selain itu, ERP juga mampu mengintegrasikan data dari berbagai departemen sehingga lebih optimal.
Mengurangi Biaya Operasional
Salah satu beban yang paling diperhatikan perusahaan adalah biaya operasional. Semakin banyak yang harus dilakukan, artinya semakin besar pula biaya yang harus dikeluarkan. Manfaat sistem ERP selanjutnya adalah mengurangi biaya operasional. Misalnya dalam hal stok barang, sistem ini mampu menyediakan secara real time.
Permintaan akan kebutuhan dan stok yang diminta selaras sehingga terjadi keseimbangan. Pengelolaan barang dengan pemasok pun terjaga dengan baik. Dengan mengoptimalkan proses bisnis, mengurangi waktu siklus, dan menghindari kelebihan persediaan, ERP membantu perusahaan mengurangi biaya operasional secara keseluruhan.
Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Manfaat lain yang didapatkan dari sistem perangkat lunak ERP adalah meningkatkan kepuasan pelanggan. Memang bukan manfaat utama, namun secara tidak langsung kepuasan pelanggan terjaga dengan baik. Hal ini dikarenakan akurasi pemenuhan barang ada pelanggan lebih akurat, baik berupa informasi atau pengiriman langsung.
Tidak hanya itu saja, sistem ERP juga dapat meningkatkan waktu respons kepada pelanggan mengenai informasi yang mereka butuhkan. Jika ada laporan keluhan, saran, dan kritik, perusahaan juga lebih mudah menerimanya. Dengan demikian, perusahaan bisa langsung memberikan tanggapan atas apa yang pelanggan sampaikan.
Meningkatkan Profitabilitas
Probabilitas terkait dengan pengambilan keputusan yang didasarkan pada analisis risiko, perencanaan strategis, dan prediksi kinerja bisnis di masa depan. Sederhananya adalah menebak apa yang akan terjadi pada sebuah bisnis atau produk yang dipasarkan. Caranya yakni dengan melakukan analisis, ramalan penjualan, dan manajemen produk.
Semakin akurat data yang dimiliki, tingkat probabilitas semakin memungkinkan terjadi. Sedangkan manfaat ERP berikutnya adalah dapat meningkatkan hal tersebut. Dengan demikian, perusahaan bisa mengambil keuntungan lebih besar dengan cara mengoptimalkan potensi penjualan dan mengabaikan operasional yang tidak perlu.
Daya Saing Lebih Tinggi
Bagi perusahaan, kualitas produk bukanlah yang paling utama. Masih banyak hal lain yang harus diperhatikan, termasuk kompetitor. Semakin tinggi persaingan, semakin sulit pula untuk memasarkan produk. Namun jika anda menggunakan sistem ERP, hal tersebut bukanlah penghalang karena perangkat lunak ini sangat canggih.
ERP mampu menganalisis data lebih baik dibandingkan cara manual, baik dalam hal operasi bisnis, pelanggan, dan pangsa pasar. Menariknya, sistem ini dapat disesuaikan dengan target operasional yang diinginkan perusahaan. Ini sangat penting karena pada akhirnya perusahaan dapat lebih mudah beradaptasi dengan perubahan pasar.
Integrasi Data Lebih Akurat
Manfaat ERP yang tidak kalah penting yaitu dapat mengintegrasikan data lebih akurat. ERP mengintegrasikan berbagai fungsi departemen, seperti produksi, keuangan, penjualan, dan sumber daya manusia. Hal ini menghilangkan kebutuhan akan sistem terpisah untuk setiap fungsi, sehingga mengurangi duplikasi data dan meningkatkan konsistensi.
Proteksi Data Perusahaan
Data pada sebuah perusahaan termasuk salah satu yang paling penting sehingga harus dijaga. Semua data ini tidak boleh diketahui pihak luar, apalagi kompetitor. ERP adalah perangkat lunak yang dilengkapi kontrol akses yang dapat diberikan pada staf. Sistem ini memiliki keamanan tinggi, salah satunya adalah berbasis file cloud.
Cara Kerja Sistem ERP
Agar lebih mudah memahami manfaat ERP, alangkah baiknya anda menyimak bagaimana cara kerjanya. Sebenarnya cukup sederhana, namun masih banyak yang belum paham karena kurang familiar.
Pengumpulan Data
Tahap pertama dalam cara kerja sistem ERP adalah pengumpulan data dari berbagai departemen dan fungsi dalam perusahaan. Data ini meliputi informasi tentang penjualan, produksi, keuangan, persediaan, sumber daya manusia, dan lain-lain. Data ini kemudian dimasukkan ke dalam sistem ERP.
Integrasi Data
Setelah data dikumpulkan, sistem ERP akan mengintegrasikan semua data ini ke dalam satu database pusat yang terpadu. Hal ini memungkinkan informasi yang sama digunakan oleh departemen yang berbeda, mengurangi duplikasi data dan meningkatkan konsistensi.
Pemrosesan Data
Setelah data terintegrasi, sistem ERP akan memproses data tersebut sesuai dengan logika bisnis perusahaan. Proses ini meliputi berbagai aktivitas seperti perencanaan produksi, manajemen inventaris, penggajian, pengelolaan pesanan, dan lain-lain.
Pelacakan dan Pemantauan
Sistem ERP akan terus melacak dan memantau aktivitas bisnis berdasarkan data yang telah diproses. Hal ini memungkinkan manajemen untuk mendapatkan visibilitas yang lebih besar atas operasi perusahaan dan membuat keputusan yang lebih baik berdasarkan pada informasi yang akurat dan terkini.
Pelaporan dan Analisis
Sistem ERP menyediakan berbagai fitur pelaporan dan analisis yang memungkinkan manajemen untuk mengevaluasi kinerja bisnis, mengidentifikasi tren, dan membuat perkiraan di masa depan. Ini memungkinkan manajemen untuk memantau kinerja perusahaan secara keseluruhan dan membuat keputusan strategis.
Dari semua penjelasan yang kami sampaikan diatas, manfaat ERP ternyata cukup banyak. Wajar jika banyak perusahaan yang menerapkannya, apalagi di zaman teknologi yang semakin maju saat ini. Jika anda sebagai pemilik perusahaan dan ingin meningkatkan efisiensi, mengurangi biaya operasional, dan integrasi data lebih akurat, maka sistem ERP tidak boleh ditinggalkan.